Opgeruimd staat netjes, maar hoe zit het met de bewaarplicht?

Wat mag je weggooien en wat je moet hoe lang bewaren?

De zomer is voorbij, een mooi moment om het archief weer eens op te schonen. Maar wat gooi je weg en wat moet je bewaren? Hoe zit het met de wettelijke bewaarplicht? Je wil tenslotte geen fiscaal gedonder.

Wettelijke bewaarplicht

Omdat jouw boekhouding de basis is voor de belastingaangiften die je als ondernemer moet doen, wil de Belastingdienst die snel en goed kunnen controleren. Daarom ben je wettelijk verplicht om de boekhouding, bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaar te bewaren.

Dus tot en met 2009 kan weg? Meestal wel, maar niet altijd!
Zeven plus … De bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Heb je echter voor een bepaald boekjaar uitstel voor de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting aangevraagd? Dan wordt de bewaartermijn van dat jaar verlengd met het verkregen uitstel.

Voorbeeld 1: 5 maanden uitstel is 5 maanden langer bewaren
Je bent IB-ondernemer en je hebt destijds voor de aangifte IB 2009 uitstel verkregen tot 1 september 2010. Zonder uitstel had je de aangifte 2009 voor 1 april 2010 moeten indienen. De bewaartermijn voor de administratie van 2009 moet je nu verlengen met vijf maanden. Je mag de administratie van 2009 dan opruimen vanaf 1 juni 2017.

Voorbeeld 2: collectief uitstel is 12 maanden langer bewaren
Zat je in het collectieve uitstel via je boekhouder, dan bedraagt de verlengtermijn niet vijf maanden, maar 12 maanden en mag je 2009 pas opruimen vanaf 1 januari 2018. Een jaar later dus, dan je waarschijnlijk dacht.

OG-zaken: 10 jaar bewaarplicht
Gegevens met betrekking tot onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren. Dit i.v.m. de btw-herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting.

Wat mag je opruimen volgens de bewaarplicht?

Nadat de wettelijke bewaartermijn is verstreken, mag je de basisgegevens van de administratie opruimen, zoals:
het grootboek

• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de loonadministratie
• de kasadministratie
• de voorraadadministratie
• de gegevens die hier aan ten grondslag liggen, zoals agenda’s, prijslijsten, kassarollen, afspraakboeken, inkoopfacturen, verkoopfacturen, kladaantekeningen en contracten
• en de e-mails en elektronische bestanden met financiële informatie

Elk document uit het personeelsdossier heeft zijn eigen bewaartermijn
Het personeelsdossier bestaat uit diverse documenten. En ieder document kent zo zijn eigen bewaartermijn:

• sollicitatiebrief/-formulier, CV en referenties: na beëindiging sollicitatieprocedure maximaal vier weken zonder toestemming en maximaal een jaar met toestemming
• arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, functioneringsverslagen, verslagen van beoordelingsgesprekken, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, kopie getuigschrift: minimaal twee jaar na dienstverband
• kopie van het identiteitsbewijs, loonbelastingverklaringen/-opgaaf, gegevens over etniciteit en herkomst: minimaal vijf jaar na dienstverband
• salarisstroken, arbeidsvoorwaarden en andere fiscale gegevens: minimaal zeven jaar na dienstverband

Kortom: die 7 jaar is zeker geen vast gegeven. Twijfel je? Bel even met ons kantoor, voordat je zomaar ‘oude’ jaren gaat opruimen en vernietigen.

Hoe ruim je op?

Je bent wettelijk verplicht om persoonlijke informatie (van anderen) deugdelijk te vernietigen volgens de privacy wetgeving en de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Maar wat betekent deugdelijk volgens de wet? Gebruik minimaal een DIN P-3 papierversnipperaar (verkrijgbaar vanaf € 50,-) of laat de gegevens door een bedrijf op afroep gecertificeerd vernietigen. Beetje officiële formulering, maar je begrijpt vast wel wat er bedoeld wordt.

Hoe bewaar je?

Daar hoef je zelf haast niets voor te doen! Alles wat jij en wij in Hein Online zetten en doen, ligt digitaal vast. Denk aan de btw-aangiftes, bonnetjes, facturen (inkoop en verkoop), loon- en kasadministratie. Ook contracten en andere financiële documenten (jaaroverzicht bank) kun je in Hein Online digitaal opslaan.

Heb jij een tip voor ons?

Ik heb deze informatie gevonden in Tips & Advies Horeca, jaargang 21, nr 10. Heb je ook iets interessants gelezen? Stuur jouw tip dan naar ROB.